各部门、全体教职工：

为丰富我校档案馆藏，优化馆藏结构，展示宣传学校形象，使具有保存价值的实物能够及时、完整、准确、系统地保存归档，真实反映学校各项重大活动，更好地发挥实物档案的利用价值，现向全校征集实物档案。

一、征集范围

（一）上级领导来校视察、指导工作的题词、赠言手迹或赠送的字画等物品。

（二）参加我校召开的重要国际、国内会议的有关领导及国外友人给我校的题词、赠言手迹等。

（三）国际友人或校友赠送我校的珍贵礼品、纪念品。

（四）兄弟单位或个人赠送我校的反映重要活动的锦旗、牌匾等纪念品。

（五）学校及校内各单位获省部级以上奖励的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗等。

（六）学校不同时期的证件和徽章。如：工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等。

（七）学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章。

（八）反映学校历史面貌的其它具有保存价值的实物。

二、归档要求

（一）上级领导来校及综合性活动产生的题词、赠言手迹、重要礼品、纪念品等，相关职能活动中产生的锦旗、牌匾等，由主办部门及时归档。归档时要附有说明（包括活动的主题、时间、地点、人物等）。需要利用时可向综合档案馆借用或复制。

（二）关于学校及校内各单位在各个时期荣获省部级以上的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等荣誉实物档案，如果是学校获得的，各部门不能私自留存保管，要及时移交综合档案馆；颁发对象为部门的，应先在综合档案馆进行数字化处理,由部门保存3－5年后移交归档；颁发对象为个人的，可根据自愿的原则，将荣誉奖励原件交综合档案馆托管，或经综合档案馆进行数字化处理后，原件返还持有人。

（三）学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章，在印章停止使用后由学校办公室统一造册，移交综合档案馆保存。

（四）学校欢迎和鼓励师生员工将属于个人所有但能够反映学校历史面貌的证件、徽章等实物档案向综合档案馆捐赠，学校颁发捐赠证书。

三、征集时间

综合档案馆常年征集，接受捐赠。

四、联系方式

（一）象湖校区

联系电话：0371-85305816

办公地点：象湖校区行政办公楼八层813室

邮 箱：zhdag@hafu.edu.cn

（二）龙子湖校区

联系电话：0371-69303697

办公地点：龙子湖校区行政楼四层415室

综合档案馆

2019年11月15日